1. Alcance y compromiso
Esta política obliga a todo el personal de La Matriz SAS —socios, empleados, contratistas y aliados comerciales— en la operación de Adminia y del resto del ecosistema.
La Matriz SAS no supera los umbrales que hacen obligatorio el sistema de autocontrol y gestión del riesgo LA/FT (SAGRLAFT) ante la Superintendencia de Sociedades. Aun así lo adoptamos de forma voluntaria y lo aplicamos como si fuéramos sujeto obligado.
Nuestra postura es de tolerancia cero: preferimos perder un negocio antes que aceptar un cliente, un aliado o una operación que no podamos explicar.
2. Quién responde: la función de cumplimiento
La función de cumplimiento está formalmente asignada a un Oficial de Cumplimiento designado por escrito:
Jason David Cubides Fajardo — Representante Legal, designado desde el 30 de Julio de 2026. Canal de contacto: lamatrizsas@gmail.com.
Por el tamaño actual de la compañía no existe un departamento independiente; la función se ejerce de forma directa y reporta al máximo órgano social. El Oficial de Cumplimiento tiene acceso irrestricto a toda la información de la operación, autonomía para suspender una operación o una vinculación, y apoyo de asesoría externa especializada para las revisiones periódicas.
3. Conocimiento del cliente y del aliado
Antes de habilitar a alguien para operar o recibir dinero, verificamos como mínimo: identidad del titular (documento o NIT), existencia y representación legal cuando es empresa, actividad económica declarada, y datos de contacto reales.
Ninguna cuenta queda habilitada con la debida diligencia incompleta. La información se actualiza cuando cambian las condiciones y, en todo caso, de forma periódica.
Aplicamos debida diligencia intensificada —aprobación expresa del Oficial de Cumplimiento y soporte del origen de los fondos— cuando el contraparte es una Persona Expuesta Políticamente (PEP), opera desde jurisdicciones de alto riesgo, o su operación no guarda relación con la actividad que declaró.
4. Consulta en listas restrictivas
Al vincular a un cliente o aliado, y de forma periódica después, consultamos las listas restrictivas vinculantes para Colombia —entre ellas las del Consejo de Seguridad de la ONU y la lista OFAC (Clinton)— sobre el titular, el representante legal y los beneficiarios finales conocidos.
Una coincidencia positiva suspende la operación de inmediato y se escala al Oficial de Cumplimiento, que decide si se descarta como homónimo o si procede el rechazo y el reporte.
5. Monitoreo de operaciones y señales de alerta
Cada operación queda registrada con su autor, su fecha y su soporte, y se contrasta contra el perfil declarado del cliente. Las desviaciones se revisan y quedan documentadas, tanto si terminan en reporte como si se descartan.
Riesgos propios de Adminia:
- Pagos de cuotas de administración recibidos en efectivo, sin soporte ni trazabilidad.
- Uso de la cuenta del conjunto como canal de paso para dinero de terceros.
- Pagos en exceso seguidos de solicitud de devolución a una cuenta distinta.
Señales de alerta que vigilamos:
- Pagos muy superiores a la cuota, con solicitud posterior de devolución del excedente.
- Pagos hechos por un tercero sin relación con la unidad.
- Cancelación anticipada de muchos meses de administración en un solo movimiento sin explicación.
6. Prevención del fraude
Además del riesgo de lavado, protegemos la operación contra el fraude con controles transversales: verificación de identidad y del medio de pago, controles antifraude de la pasarela de recaudo, límites y alertas sobre montos y frecuencia, doble control en salidas de dinero, separación entre quien registra y quien aprueba, y bitácora de auditoría inalterable sobre las acciones sensibles.
No recibimos ni entregamos efectivo. Todo el dinero entra y sale por entidades financieras y pasarelas de pago vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, lo que deja rastro bancario de cada movimiento.
Controles específicos de Adminia:
- Todo recaudo se registra contra una unidad y un residente identificados; no existe el ingreso anónimo.
- Cada pago genera un recibo de caja numerado y trazable.
- Los pagos entran por canales bancarios y pasarelas vigiladas; la plataforma no maneja efectivo.
- Las devoluciones regresan al mismo pagador y al mismo medio de pago de origen.
7. Conservación de registros
Conservamos los soportes de vinculación, las transacciones y los análisis de operaciones inusuales por un término mínimo de cinco (5) años, y los soportes contables por el término que exige el Código de Comercio. Los registros de auditoría son inmutables: se agregan, no se editan ni se borran.
8. Reportes: canal interno y UIAF
Cualquier persona del equipo que detecte algo inusual debe reportarlo al Oficial de Cumplimiento por el canal interno, sin excepción y sin represalias. El reporte interno es obligatorio aunque la sospecha resulte infundada.
El Oficial de Cumplimiento analiza el caso y, si la inusualidad no queda justificada, presenta el Reporte de Operación Sospechosa (ROS) ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), junto con los demás reportes que la normativa exija.
Presentar un ROS no es una acusación y no requiere certeza del delito. Al involucrado no se le informa del reporte: la ley lo prohíbe expresamente.
9. Capacitación y consecuencias
Todo el personal recibe capacitación en esta política al vincularse y, como mínimo, una vez al año. Se deja registro de quién la recibió y cuándo.
Incumplir esta política es falta grave: da lugar a la terminación del contrato laboral o comercial con justa causa, sin perjuicio de las acciones penales y civiles que correspondan.
10. Vigencia y actualización
Esta política rige desde el 30 de Julio de 2026 y se revisa al menos una vez al año, o antes si cambia la normativa o el perfil de riesgo del negocio. La versión vigente es siempre la publicada en esta página.
¿Necesitas la política firmada, la carta de designación del Oficial de Cumplimiento o diligenciar un formulario de conocimiento de proveedor? Escríbenos a lamatrizsas@gmail.com.